¿Qué es la firma digital y cómo podría utilizarse en real estate?

El mundo de los negocios tiende a la digitalización. En nuestro país ya hay un esfuerzo por reglamentar nuevas herramientas que podrían trasformar por completo el procesamiento de la documentación en las operaciones inmobiliarias. ¿Cómo funciona en otros países?

Es difícil imaginar cualquier operación inmobiliaria (o de cualquier otro tipo) sin una cantidad abismal de papeles que imprimir, escanear, enviar, firmar, etc. Sin embargo, hacia ese mundo nos dirigimos. Las empresas líderes gastan billones de dólares en automatizar todos los procesos y esto también incluye la firma de contratos. De hecho, en este cambio no sólo interactúan las empresas y sus clientes sino también estudios de abogados que se han tenido que adaptar a la digitalización.

Los Administradores de Transacciones Digitales (Digital Transaction Management o DTM) son un nuevo tipo de software que ofrece almacenamiento de documentos en la nube para administrarlos digitalmente. Estos softwares tienen como objetivo principal crear procesos más rápidos, disminuir al máximo los errores y brindar un nivel mucho más alto de seguridad que los contratos en papel.

Actualmente, uno de los softwares más usados en Estados Unidos es Docusign. Un software que permite subir archivos a una base de datos en la web, enviarlos y firmarlos. Una vez subido el documento la plataforma permite indicarle al cliente donde debe firmar y enviárselo por correo electrónico. A cada persona involucrada se le asigna un rol que le permitirá firmar solo en el lugar que le corresponde. Es importante aclarar que no es necesario escanear sino simplemente se crea el documento en el programa que se necesite y luego se convierte a PDF, así el proceso es completamente digital. El cliente recibe un correo electrónico avisándole que tiene que firmar el documento. Una vez que ingresa al link el software lo guía paso a paso para leer y firmar en todos los espacios disponibles. Para firmar hay dos posibilidades: una es usar la firma predeterminada que crea el software a partir del nombre y apellido del cliente y la otra es simplemente usar el cursor para dibujar nuestra firma. Estas operaciones actualmente cuentan con un nivel avanzado de seguridad informática y métodos de autenticación para validar la identidad del firmante y todo queda grabado en la web por eso en otros países se acepta por igual la firma resultante que la realizada con papel y lapicera.

Al mismo tiempo el que envía el contrato puede monitorear en la plataforma si el cliente vio y firmó el documento. Lo mismo con todos los documentos que haya enviado a firmar lo que brinda la posibilidad de seguimiento de varias operaciones a la vez a través de una interfaz clara y amigable.

La firma digital en Argentina

Desde el Ministerio de Modernización hay un evidente interés en los procesos de digitalización. De hecho, existe el proyecto Firma Digital que tiene por objetivo implementar esta herramienta tecnológica en los sistemas administrativos y de gestión de los organismos públicos para hacerlos más eficientes. Además, ya han publicado también algunos estándares tecnológicos que validan la firma digital.

Sin embargo, si bien existen certificaciones digitales para Afip y Anses, la firma digital aun no puede usarse para las relaciones entre privados. No obstante, la ratificación on line de contratos o por diferentes medios electrónicos como correos electrónicos o chats está comenzando a formar parte de la jurisprudencia argentina.

“En nuestro país la firma digital puede ser considerada como semiplena prueba del consentimiento de las partes por lo que requiere otros medios para probar la voluntad de los contratantes. Hoy en Argentina un contrato ratificado por email o firmado y escaneado, si una de las partes lo desconoce debería someterse a una pericia compleja con secuestro de ordenadores, prueba anticipada, etc.”, explica Diego Migiorisi, abogado especializado en derecho informático y titular de la inmobiliaria homónima. “Si dos contratantes tienen cuenta en Docusing, por ejemplo, podrían utilizarlo pero en caso de complicaciones dicha empresa debería comparecer a juicio en el exterior lo que dificultaría mucho el proceso”, agrega Migliorisi.

¿Cómo funciona en el mundo?

La firma digital abre un universo de posibilidades que optimizan al máximo las operaciones con documentos. Una clara demostración es Dotloop un software que incluye todo el proceso de transacción de documentos, no solo la firma. Esta web permite hacer un seguimiento completo de cada operación con una vista muy amigable para el usuario.

Lo primero que incorpora es la posibilidad de crear plantillas para los documentos que pueden autocompletarse luego tomando datos guardados por el administrador. De esta manera se evita repetir una y otra vez, por ejemplo, la dirección de la propiedad o el nombre del propietario. Luego a la hora de realizar una operación, la inmobiliaria puede crear un “loop” con el nombre de la propiedad en cuestión. Un loop es un círculo que al completarse, permite ver el avance de la operación conforme se van terminando los procesos. Dentro de cada loop se colocan en carpetas las plantillas o los documentos que deben revisar las partes. Cada persona tiene un rol asignado con posibilidades y limitaciones, desde sólo ver el documento hasta modificarlo y firmarlo. Todo debe ser configurado por el administrador. El resultado es un documento colaborativo es decir, que los usuarios habilitados pueden hacer cambios y siempre van a estar trabajando en la última versión del texto. Por supuesto, también incorpora la firma digital. Finalmente, el administrador puede seguir el proceso, ver quien leyó, cambió y firmó. El objetivo es que todo el trámite se realice sin papeles.

Más de 200.000 empresas líderes como Remax, Sotheby’s y Coldwell Banker utilizan esta herramienta en Estados Unidos para potenciar su negocio. Muchas trabajan con numerosos vendedores en varias ciudades y pueden monitorear su trabajo a distancia.

Si bien por ahora habrá que esperar para que en nuestro país pueda ponerse en práctica esta transformación, el camino hacia la digitalización está en marcha. “Creo que de a poco van a desembarcar este tipo de empresas como Dotloop en Argentina y va ser todo mucho más fácil”, concluye Migliorisi.